• Das Minnesota Department of Human Services plant, alle E-Mails, die älter als ein Jahr sind, von seinen Servern zu löschen, es sei denn, die Mitarbeiter stellen fest, dass sie offizielle Regierungsunterlagen enthalten.
  • Datenschützer weisen auf erhebliche Transparenzbedenken hin, die sich aus der Umsetzung der Regel ergeben könnten.
  • „Elektronische Kommunikation und Dokumente sagen einem Dinge. Wie man zu einer Richtlinie kommt, ist eine davon. Wie man reagiert, ist eine andere“, sagte der Datenschutzaktivist Rich Neumeister. „Es ist wichtig, dass die Öffentlichkeit Bescheid weiß. Wenn es keine Kommunikationsspur gibt, sagt das auch etwas.“

Das Minnesota Department of Human Services plant, ab nächsten Monat E-Mails zu löschen, die älter als ein Jahr sind, es sei denn, seine Mitarbeiter entscheiden, dass die Nachrichten offizielle Regierungsunterlagen enthalten.

Die Änderung löst bei Befürwortern staatlicher Transparenz und öffentlicher Aufzeichnungen Besorgnis aus und befürchtet, sie könnte das Verständnis der Öffentlichkeit für das Innenleben der riesigen Behörde drastisch einschränken, berichtete die St. Paul Pioneer Press.

Die Zeitung sagte, die neue Richtlinie unterstreiche auch, dass staatliche und lokale Behörden E-Mails oft nicht als offizielle Aufzeichnungen behandeln.

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„Gesetzgeber reden viel über Transparenz, aber sie scheint keine Priorität zu haben“, sagte Don Gemberling von der Minnesota Coalition on Government Information. „Wenn es uns, wie wir sagen, wirklich darum geht, wie die Dinge in der Regierung ablaufen und wie sie ablaufen, dann können wir das ohne Zugang zu E-Mails nicht herausfinden.“

Regierungsbeamte aus Minnesota räumen ein, dass es bei staatlichen Behörden keine einheitlichen Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails gibt. Auf die Änderung angesprochen, sagte das Department of Human Services in einer Erklärung, dass sie „in erster Linie dazu dienen soll, die Datenschutzprotokolle der Behörde zu verbessern und sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt werden“.

Die Richtlinie zum automatischen Löschen von E-Mails werde es einfacher machen, Posteingänge zu verwalten, die sonst mit Informationen, einschließlich privater Daten, verstopft werden könnten, heißt es in der Erklärung. Stattdessen werden offizielle Aufzeichnungen an sicheren Orten aufbewahrt, einschließlich Aufzeichnungen, die rechtlichen Schritten, Prüfungen, Datenanfragen und Beschwerden unterliegen.

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Die Personalabteilung von Minnesota plant, alle E-Mails, die älter als ein Jahr sind, von ihren Servern zu löschen. (AP Photo/Steve Karnowski, Datei)

Rich Neumeister, ein Bürgeraktivist, der die staatlichen Gesetze zur Offenlegung von Aufzeichnungen und zum Datenschutz genau befolgt, stellte fest, dass staatliche Behörden bereits zum Schutz privater Daten verpflichtet sind. Neumeister stellte die wahre Motivation in Frage, E-Mails so schnell löschen zu wollen.

„Elektronische Kommunikation und Dokumente sagen einem Dinge. Wie man zu einer Police kommt, ist eine davon. Wie man reagiert, ist eine andere“, sagte Neumeister. „Es ist wichtig, dass die Öffentlichkeit Bescheid weiß. Wenn es keine Kommunikationsspur gibt, sagt das auch etwas.“

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Der republikanische Abgeordnete Jim Nash aus Waconia, der über Erfahrung in Datenspeicherung und Cybersicherheit verfügt, stellte die Änderung in Frage und sagte, Datenspeicherung sei „spottbillig“ und Dateien könnten problemlos verschlüsselt und offline gespeichert werden.

Das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen in Minnesota besagt, dass Regierungsdaten als öffentlich gelten, es sei denn, es gibt ein Gesetz, das sie privat macht.

Gemäß den neuen E-Mail-Regeln müssen Mitarbeiter des Department of Human Services in E-Mail-Nachrichten enthaltene offizielle Aufzeichnungen identifizieren und kategorisieren. Elemente im Posteingang, im Ordner „Gesendet“ und im Kalender eines Mitarbeiters werden nach einem Jahr automatisch gelöscht. Andere Dinge, etwa E-Mail-Entwürfe oder in den Papierkorb verschobene E-Mails, werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

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„Es ist schwer, die Leute dafür zu begeistern und zu engagieren, aber es ist wichtig“, sagte der demokratische Senator John Marty aus Roseville.

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